子どもが学校に通う間は、PTA活動はつきものですね。
PTA活動の一環である広報の仕事についた場合、たくさんの人に活動している内容を伝え、先生からの声を伝えたりすることがお仕事になります。
そこで校長先生や先生とのコミュニケーションが必要であり、依頼文を書くという仕事が重要になります。
今回は、PTAの広報担当になり校長先生へ依頼文を書く時のポイントや書き方について紹介していきたいと思います。
依頼をしたい時の手紙の書き方・ポイントを紹介
先生は忙しい中依頼を受けて下さるので、なるべくわかりやすい内容で丁寧に書きましょう。
最初にすることは「近いうちにアンケートをさせていただきたいのですが、大丈夫ですか？」と先生に伝えましょう。
事前にアポを取ることで、円滑に話を進めることができます。
先生からOKが出てから依頼書を渡すようにしましょう。
漠然としたテーマではなく、具体的なテーマで依頼し文字数や締め切り日なども明記します。
提出方法は、手書きを受け取るのか、メールアドレスを伝えてメールで受けとるのかなど決めておきましょう。
以上のことに気を付け、依頼書を作成していきます。
依頼書のポイント
・依頼をする前に、事前声をかけアポを取ること
・具体的な依頼内容にし、テーマを明確にする
・文字数を決める
・締め切りを伝える
・提出方法を決める
校長先生への依頼文の書き方
PTA活動以外で校長先生に話しかけたり、お願いをしたりということはないので、緊張してしまいますね。
校長先生は仕事が忙しいので、依頼書のポイントをおさえて作成し、依頼書をお願いしましょう。
依頼書の良いところは、校長先生の都合の良い時間に書いてもらえるので、時間の拘束が少なく済むところです。
校長先生の宛名の書き方
封筒に入れてアンケートや依頼書を渡す場合、宛名の書き方について紹介します。
校長先生の名前の前に、「校長」をつけ、
「校長 ○○ ○○ 様」
という形で宛名を書きましょう。
先生への依頼文の書き方
担任の先生など、知っている先生なら声をかけやすいでね。
しかし、お願いする立場なのを忘れず丁寧に依頼をしましょう。
先生も仕事がたくさんある中で依頼書を書いてくれるます。
わかりやすい依頼書を書くことを意識して作りましょう。
先生への宛名の書き方
先生への封筒の宛名の書きかたのポイントを紹介します。
担任の先生であれば名前の前に「担任」をつけます。
「担任 ○○ ○○ 先生」
担任の先生でなければ、お名前と先生をつければよいでしょう。
お手紙のマナー上、「先生」でも「様」でもどちらでを使っても大丈夫です。
「先生様」とはしない様に、気をつけたいところです。
校長先生や先生方への依頼のお手紙の注意点について
依頼書はお願いごとをする文書です。
丁寧に作ることを心がけ、お願いごとの内容をはっきりとわかりやすくするように気をつけましょう。
提出日の期限や、文字数を決めて明確に示し、先生がアンケートを書くときに悩むことが少ないようにします。
先生は忙しいので、提出期限が来てもなかなか全てのアンケートが集まらないことがあります。
期日は余裕をもっておいた方が良いですね。
参考例
拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
PTA広報委員会の○○です。
日頃から広報委員会の活動にご協力・ご理解をいただき本当にありがとうございます。
○○を目的としまして、「○○アンケート」をさせていただいております。
つきましては、○○先生に執筆をお願申し上げる次第です。
アンケートは○○文字以内でお願い致します。
誠に勝手ながら、原稿の締め切り日は〇月〇日と決めさせていただきます。
書き終わりましたら、広報担当の○○先生へお渡しください。
お忙しいところ恐縮ではありますが、宜しくお願い致します。
敬具
（↓アンケートの回答欄を作るなど）
冒頭文の文例を紹介
校長先生や先生への依頼書の書き出しは悩むところですね。
挨拶を一言入れると良いと思います。
さらに、日ごろの感謝の気持ちを続けましょう。
気持ちよく校長先生や先生に読んでいただくために、冒頭文は大事ですね。
参考例
・前略
・拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
平素は広報委員会へのご理解・ご協力いただきありがとうございます。
・○○の候（季節の挨拶）
・お世話になっております
校長先生への依頼文の書き方のまとめ
校長先生への依頼文の書き方を紹介しました。
PTA活動を任されると、なかなか慣れない事続きで大変に感じることがあると思います。
ありきたりではありますが、やはり過ぎてしまえばあっという間に感じることが多いですよね。
なかなか話す機会がない校長先生や先生とお話ができるのは、PTA活動の良いところです。
自分が作った広報誌が全校生徒の手に渡るのは、緊張もしますがやりがいもありますよね。
今回紹介させてもらった依頼文の書き方が、少しでも参考になれば幸いです。
