顧問に電話する時のマナーは?部活の休み連絡を緊張しないで伝える方法

生活

中学生になると「部活」が始まります。

週末にも練習がある部活もあるので、休む時も出てきますよね。

そんな時は、保護者が顧問に電話で部活を休む連絡を入れなくてはいけなくなります。

最近は学校のタブレットで部活を休む連絡ができるところも増えてきていますが、まだまだ電話が主流です。

緊張しないで伝えるにはどうしたらいいんだろう・・・?

今回はそんな保護者の方の為に、部活の顧問に電話するときのマナーや緊張しないで伝える方法をご紹介します。

休む場合はどう伝えればいいのか、いつ電話をすればいいのかなども合わせてご紹介しますので、ぜひ今後の参考にしてくださいね。

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部活の顧問に電話するときのマナーは?緊張しないで伝える方法

スマホを触る手元

部活の顧問に電話をするときには、やはり最低限守るべきマナーがあります。

ただ単に部活を休む連絡だけだったとしても、普段話すことのない人と話すのですから緊張してしまいますよね。

私も最初のころは緊張して、声が震えることもありました。

緊張しないで伝える為におさえておくべきポイントは、

  • 要件を整理してから電話をする
  • 電話をする時間に注意する
  • 名前をなj乗る
  • 出ない場合はかけなおす
  • 切るときは静かに切る

です。

それぞれ一つずつ詳しくご紹介します。

要件を整理する

電話をする前に、伝えたい要件を整理してください。

部活を休む場合、理由の伝え方に一番頭を悩まされる方が多いはずです。

風邪や発熱症状などがあれば言いやすいですが、「家の事情」というあやふやなものだと、どんなニュアンスで伝えればいいのか悩みますよね。

どんな理由であっても、電話をする前に要件を整理することが大事です。

特に休む理由に関しては、体調が悪い時や病気なら伝えやすいですが、本当の理由を言いたくないという場合もありますよね。

そんな時は「家の用事」「体調不良」というシンプルな言い方で伝えてしまいましょう。

理由も言わずに休むことを伝えるというのはNGです。

必ず何かしら理由を言うのがマナーですよ。

電話をして顧問にどんなふうに伝えるのか、実際に自分で文章にして書いておくことで、緊張もかなり軽減されるはずですよ。

電話をする時間に注意

部活の顧問に部活を休む連絡をするとき、電話をする時間には注意が必要です。

平日や事前に休むことがわかっているなら、子供に直接休むことを伝えさせるか、保護者が生徒手帳のメモ欄に休むことを書いて子供に持たせます。

ですが、土日祝に部活がある場合は電話連絡をしなくてはいけません。

部活が朝早くからあるなら、部活が始まる前に学校の方に連絡しましょう。

早朝から顧問の電話に直接連絡を入れると、顧問によっては、

「朝早くから失礼ですよ。時間を考えてください。」

という方もいます。

早朝からの練習の場合は学校の方へ直接電話をして、顧問がいないようなら電話に出てくれた先生に伝言をお願いしましょう。

学校の電話が早朝はつながらないということもあります。

その場合顧問ではなく子供の部活の友達に休むことを伝え、顧問に伝言しておくようお願いするのがいいですね。

午後からの練習の場合、直接部活の顧問に電話をするなら朝9〜10時以降ならいいのではないでしょうか。

早朝という時間でもないですし、失礼にはならないはずです。

それでも、もし部活の顧問に電話をする時間のことで注意を受けたら、次から気を付ければいいことなので、あまり気にしないでくださいね。

名前を名乗る

電話をしたら名前を名乗ってください。

これは最低限のマナーです。

学校を休む連絡をするときも、必ず電話をしたときに名前を名乗りますよね。

「〇年〇組〇〇〇〇の母(父・兄・姉)です。」

というように、子供の学年と子供の名前を先に言うようにしましょう。

電話の時の基本のマナーですが、いがいにできない人も多いです。

うっかり名前を言い忘れ、顧問から「お名前は・・・」なんてことになったら恥ずかしいですよね。

いきなり苗字を言っても、同じ苗字の生徒がいる場合は顧問もわかりませんし、電話をしたのに名前を聞かれてから名乗るというのはかなり失礼です。

部活の顧問に電話をしたら、まず始めに、

「〇年〇〇〇〇の母(父・兄・姉)です。お世話になっております。」

というようにしてください。

電話に出ない場合はかけなおす

部活の顧問に電話をして、何度もコールして出ない場合はいったん切りましょう。

時間をおいてかけなおすようにしてください。

「コールは何回までOK?」

という疑問がわいてきますよね。

これは常識の範囲内ということになるのですが、だいたい5〜6回程度までにしておくのがいいでしょう。

5〜6回のコールで出ない場合は、いったん電話を切り、時間をおいてかけなおすようにしてください。

5〜6回コールして顧問が出た場合は、名前を名乗った後に「お忙しいところ申し訳ありません」というようにしましょう。

部活の顧問のスマホであれば、自動的に留守電に切り替わる場合もあるので、その際は、

「〇年〇〇〇〇の母(父・兄・姉)です。

お休みの連絡でお電話させていただきました。

また後ほどかけなおさせていただきます。」

というようなメッセージを残しておいて、時間がたってからかけなおしてください。

電話を静かに切る

部活の顧問に休む連絡をしたら、最後は電話を静かに切るようにします。

昔のダイヤル式の電話だと「ガチャン!」という感じでしたが、今は「プチッ」ですよね。

音自体はどんな切り方をしても静かですが、電話を切るタイミングが大切です。

基本的に、かけた方が先に切るのがマナーですよ。

伝えたいことを伝えたら、

「それでは失礼いたします。」

という区切りの言葉を伝えて切るのがおすすめです。

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部活を休む場合の電話の仕方と伝え方の例文

スマホを触る人

部活を休む場合、実際にどんなふうに電話をして伝えればいいのでしょうか?

電話連絡は、学校の電話がつながる時間帯なら学校に、土日祝で電話がつながらない時間には部活の顧問に電話をするという2パターンあります。

また、部活の休みは顧問に直接連絡するというところもありますね。

それぞれどのように電話をすればいいのか、例文を使ってご紹介していきます。

学校に電話する場合の例文

学校に部活を休むことで電話をする場合、電話をとるのはたいてい顧問ではなく他の先生の場合が多いですよね。

学校に電話をして、顧問ではない先生が出たら・・・

「〇年〇組〇〇〇〇の母(父・兄・姉)です。

いつもお世話になっております。

〇〇部の顧問の△△先生はいらっしゃいますか。」

というふうに、部活の顧問に取り次いでもらいましょう。

部活の顧問が電話口に出たら・・・

「〇年〇〇〇〇の母(父・兄・姉)です。

いつもお世話になっております。

本日は体調を崩しておりますのでお休みさせていただきます。

明日以降の部活に関しては体調を見て判断しますので、休む場合はまたご連絡させていただきます。

宜しくお願いします。

失礼します。」

という感じで伝えましょう。

よく、部活を休むと決めているのに、

「お休みさせてください。

お休みさせていただきたいのですが・・・」

とお願いしたり、許可してほしいとお願いするような言い方をする人がいます。

お休みすると決まっているのですから、「お休みします」とはっきり伝えるようにしてください。

部活の顧問の先生が不在の場合は、電話に出た先生に部活を休むということを伝えてもらうようお願いしておきましょう。

顧問の先生の携帯に電話する場合の例文

部活の顧問の先生の携帯に直接電話をする場合は、

  • 早朝
  • 授業時間中
  • 部活時間中
  • 20時以降の夜遅い時間

は避けるようにしてください。

では、例文を見てみましょう。

「おはようございます(こんにちは・こんばんは)。

〇年〇〇〇〇の母(父・兄・姉)です。

いつもお世話になっております。

今お電話大丈夫ですか?」

と聞いてみてOKなら、

「今日(明日)の部活は、おうちの用事でお休みさせていただきます。

宜しくお願いします。

失礼します。」

という感じで伝えましょう。

学校が休みの日で部活がある場合に携帯に電話をするときは、先生がどこで何をやっているのかわからないですよね。

要件を手短に言って切るようにしましょう。

電話をしたときに顧問の先生が電話しづらい状況なら、「また後でお電話します」といっていったん切るようにしてください。

先生によっては「後ほどお電話します」といってくれる方もいます。

そういう時は、先生からの電話を待ちましょう。

部活が始まる時間が近づいてきても顧問の先生から連絡がないこともあります。

その場合は念のため、部活の友達など連絡がつくお子さんに、休む連絡をして伝えてもらうようにしてください。

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顧問に電話する時間帯は朝or夜でも大丈夫?

スマホと?マーク

顧問に休みの連絡などで電話をする時間帯も気になりますよね。

朝や夜でも大丈夫です。

ただし、早朝や深夜といった時間帯は避けてください。

具体的な時間としては、朝9時頃〜夜は20時か21時までがいいでしょう。

携帯だからいつかけてもいいというわけではありません。

土日祝などの学校が休みで部活がある日というのは、顧問の先生の生活サイクルも平日とは違います。

学校が休みの日の早朝に学校やどこかの駅などで集合して試合に行く場合は、集合場所に顧問もいるはずです。

そういう時は、早朝でも大丈夫ですよ。

また、練習開始時間が8時というように早い時間から練習が始まるなら、練習開始前の朝早い時間に電話をするのはOKです。

では、朝にかける場合と夜にかける場合の例文をそれぞれご紹介します。

朝かけるときの例文

部活の顧問の先生の携帯に朝電話をかける時は、早朝なら「朝早くから申し訳ありません」と一言付け加えるようにしてください。

では、例文を見てみましょう。

「おはようございます。

〇年〇〇〇〇の母(父・兄・姉)です。

いつもお世話になっております。

今日は体調が悪いので、部活はお休みします。

宜しくお願いします。

失礼します。」

という感じで伝えてください。

夜かけるときの例文

夜の19時以降に部活の顧問の携帯にかけるときは、

  • まだ学校にいる
  • 帰宅途中
  • 自宅でくつろいでいる

ということが考えられるので、電話ができる状況なのか一言聞くことを忘れないでください。

「こんばんは。

〇年〇〇〇〇の母(父・兄・姉)です。

いつもお世話になっております。

今お時間少し大丈夫でしょうか?

夜分すみません。

明日の部活ですが、用事があるのでお休みさせます。

宜しくお願いします。

失礼します。」

もし電話ができない状態であれば、「またかけなおします」といって切り、時間をおいてかけなおすか、翌日に電話をするようにしましょう。

顧問がかけなおしてくれるなら、電話を待ってお休みすることを伝えてください。

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顧問に電話する時のマナーは?部活の休み連絡を緊張しないで伝える方法のまとめ

部活の顧問に電話をするときは、要件は電話をする前にしっかりと整理しておきましょう。

電話をするのが初めてならなおさらです。

実際に話すことを文章にして事前に書いて用意しましょう。

慣れてくると書いておく必要もなくなります。

電話をしたら、必ず自分の名前を名乗ることも忘れないでください。

また、電話に出ないなら5~6回コールくらいでいったん切ってかけなおしましょう。

電話はかけた方から切るのがマナーなので、「失礼します」という区切りの言葉を伝えてから切るようにしてください。

部活の顧問に電話をするのは緊張しますが、今回ご紹介した内容を参考にして、お休みの連絡をしてあげてくださいね。

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