学校に電話するときのマナーや習い事への電話のかけ方は?

挨拶・マナー

電話をするときに声が上ずったり、緊張したりしますよね。

顔が見えない分、コミュニケーションも取りずらく、考えていた文章があったのに、上手く伝えられなかった経験はないですか?

電話を切った後に、これも伝えたかったのに。とか、変な敬語になってしまった。なんてことに。

緊張は、通常の考えの整理ができなくなり、言葉がでてこないものです。

特に先生に電話をかけるときは、緊張もあがりますよね。反対に先生からの急な着信にも緊張してしまいます。まず用件も分からないですし、電話をかけなければならない必要性があるのか。と考えると電話にでるだけでも緊張しますね。

電話の着信履歴があった場合は、こちらから改めて書ける場合に、注意すべき事や基本的なかけ方を知っておきたいですね。

今回は、習い事へ電話をするときのかけ方、学校への電話のかけ方、マナーや注意点についてまとめてみました。

習い事へ電話する場合のパターン別のかけ方は?

見学の申し込みもしくは申込み

見学の申し込みで電話の場合は、特に名前を伝えなくても相手さまから受付の時に聞いてくれます。

例文としては

  • お忙しい所、失礼します。そちらの○○教室に興味をもちまして、ご都合が宜しい時に一度、詳しい内容をお聞かせ頂きたいのですが、よろしいでしょうか?見学や体験ができるようでしたら、合わせてお願いできれば幸いです。

上記のように伝えると、先生からありがとうございます。○○日はいかがでしょうか? こちらが是非お願いしますと伝えると、では、受付させていただきますので、お名前と電話番号を教えてくださいと聞かれることが一般的だと思います。

もちろん、初めに ○○と申します。と名乗ってから、お忙しい所、失礼します・・・・と話すことも良いですよ。

もしかしたら、当日必要な物や、駐車場や注意事項があるかもしれませんので、必ず必要事項をけるようメモを用意しておきましょう。

欠席の連絡

たくさんのクラスと生徒さんがいますので、クラス・曜日・名前をはっきり伝えるのが大切です。欠席の場合は、メールで指定されていなければ、なるべく電話で伝えるようにしましょう。

例文としては、

  • こんちには。○曜日の○クラスの○○の母です。いつもお世話になっております。

本日、○○が病気(内容)のため、お教室を欠席いたします。また次週より、ご指導のほどよろしくお願いいたします。

最近では、Lineでの連絡でお願いします。と決まっている所もあります。その際にも電話で話す内容を文章にしたらよいです。

メールでもLineでも、理由をダラダラと書いたり、電話でも長々と話すのはやめましょう。急な休みでない場合や予定が分かっていて休む場合は、予め伝えておくと良いですね。

病気や忌引き等の突然な場合は、時間帯に気を付けて電話しましょう。もし夜遅くの場合には、次の日の朝に電話をするようにしましょう。(学校でしたら8時までに 習い事でしたら9時以降に電話をしましょう)

 

退会の連絡

基本的に、退会される場合は、直接会って伝えるのがマナーです。電話で伝えるのはとても失礼でもありますが、月謝の引き落としや次の習い事まで、日にちがあるのでしたら、電話で先に連絡のみしておき、後日教室に行った際に改めて挨拶させていただきますとお伝えするのでしたら良いと思います。

例文としては、

  • こんにちは。○曜日○クラスの○○です。いつもお世話になっております。

○○ですが、こちらの事情により、○月末にて退会させていただきたいと思います。

改めて、次回のお教室でご挨拶させていただきます。宜しくお願いいたします。

(理由を聞かれたら)初めから○○までと決めていたから。習い事を減らして受験のために時間を取りたいから。

様々あると思いますので、理由をお伝えください。習い事での退会の場合は、本来は本人が直接先生へ伝えることが良いと思います。なんでも、親がするのではなく、自分自身で対応することを学ぶことも重要だと思います。

 

学校に電話する場合の電話のマナーってあるの?基本的な電話のマナー

電話を掛ける前に要件をまとめる

短時間で要件をまとめて伝えれるよう、伝えたいことをしっかりまとめてから電話をするようにしましょう。

時間帯を考える

欠席連絡の場合には、8時までには電話をするようにしましょう。

その他の要件は16時半以降が良いでしょう。

それ以外の時間帯は、学年によっては、授業中だったり、クラブ活動があったりと先生も忙しい最中だからです。

電話は掛けた方から切る

電話は、基本かけた方から切ることがマナーです。

ただ、切る際には大きな音にならないよう、気をつけてきるようにしましょう。

そして、もし電波等の関係で電話が途中で切れてしまった場合は、先ほどは電話が途中で切れてしまい申し訳ありませんでした。と一言伝えておきましょう。

クラス名前を伝える

学校へ電話をすると毎回、電話に出る先生が違います。

なので、必ず○年○組○○です。としっかり伝えましょう。

挨拶のパターンを覚えよう

「いつもお世話になっております。」

「ご無沙汰しております。」

「○○の母です。」

「今お時間大丈夫でしょうか?」

「お忙しい中、貴重なお時間を頂戴しありがとうございました」

言葉遣いに気を付けよう

どれだけ、良く知っている先生だとしても、言葉は丁寧に話すようにしましょう。

子供の出来事等を説明したり報告する際にも、言葉が崩れたりすることが良くありますが、できれば丁寧な言葉の方が良いですね。

学校へ電話する内容別注意点

重複する内容もあるかもしれませんが、電話する時の注意点についてまとめていきます。

欠席連絡の場合

学年クラス名前をしっかり伝えましょう。

時間にも気をつけましょう。

朝礼もしくは、ホームルームが始まる前、8時前までには、電話で伝えることが大切です。

相談したことがある場合

学校生活では、色々な問題があり、相談事も出てくると思います。

何かあれば連絡帳に書いてくださいと言われていると思いますが、大切な伝えたい事や子供同士のもめごとなどは、連絡帳へは書かない事です。

子供も見ますし、お友達も連絡帳を見る機会があるかもしれないからです。

電話で、相談する時には、必ず簡潔に伝えましょう。

もし時間がかかる内容ならば、簡単に内容を伝え後日ゆっくりお話しできる面談の申し込みを行うようにしましょう。

電話の時間帯は16時半以降が落ち着いていますので良いでしょう。

担任が忙しくて電話に出られない場合

この場合、他の先生が要件をお伺いしましょうか?と言われますが、伝えて意味や文章の取り違いがあり、違う意味で伝わっていたことがありました。

他の先生に伝えるときに内容を更に分かるように伝えないと伝わりにくいため、「再度電話をさせていただきます。」と伝えた方が良いです。

担任でなくても大丈夫な簡単な内容でしたら、○○と伝えていただけないでしょうか?と他の先生から伝えてもらっても良いでしょう。

内容が長くなりそうな場合のアポ

先ほどもありましたが、内容が長りそうな場合は、後日面談予約を取ってもらうか、面談電話の予約をしてもらうようにお願いしましょう。

内容が深刻なほど、時間も長くなるものです。

しっかり話し合いが大切ですので、迷惑がかかるのでは?と心配せず、思いを伝えるようにしてください。

内容確認の場合

連絡帳やお知らせの紙面で分かりにくい内容があった場合、確認電話は、放課後が良いでしょう。

時間は16時半以降が一番良いと思います。

内容確認だけですが、何が知りたいのか簡潔に要約して伝えましょう。

最後には必ずお礼を伝える

先生も忙しい中、電話に対応してくださっているので、最後には、丁寧にお礼を伝えるようにしましょう。

先ほどの内容が重複しますが、一般的な例文では、「お忙しい中、貴重なお時間を頂戴しありがとうございました」と伝えるのが良いでしょう。

基本の電話のマナーのおすすめ情報サイトは?

上記で紹介した、学校や習い事の基本マナー以外にも、色々な所へ電話をかける機会ありますよね。

将来、企業に就職した場合、お客様にも電話をかける機会も増えます。もちろんその時に改めて学ぶかもしれませんが、今から電話応対が上手になっていた方が良いですよね。

受話器越しでも相手の声質やしゃべり方で、相手に悪い印象を与えてしまうこともあります。そうならないよう、サイトをたくさん活用し、必要な情報を身につけるようにしましょう。

【おすすめサイト】

ビジネスマナーと基礎知識 URL:https://www.jp-guide.net/businessmanner/tel/kakekata.html

こちらは、電話以外にも冠婚葬祭や贈り物、メールや就職、手紙や、あいさつ文のmenuがあります。登録もなく無料で調べることができますので、たくさん活用してみましょう。

 

学校に電話するときのマナーや習い事への電話のかけ方のまとめ

電話は、緊張で内容が上手く伝わらないこともあると思いますが、それでも要件をしっかりまとめて伝えるようにしましょう。話す時の声のトーンや話し方まで気を付けるとより良い対応になります。

私が良く感じることは、声のトーンは大切だということ。

低く同じトーンで機会的に話してきたら、少しいらっとしませんか?受話器越しだと感情は、声のトーンと話し方で判断されてしまいます。損しない電話をできるようにしましょう。後、最近では電話は携帯からかける方が多いと思います。

携帯でかける際には、周りの音が入らないよう静かな場所でかけるようにしましょう。

受ける側は、要件がしっかり分かれば、話し方や話が詰まったり、挨拶がきちんとできていなくても気にしていません。

電話は、日常茶飯事だからです。

先生たちが耳を傾けているのは、何を伝えたいかということです。

なので、気にせず、要件をしっかり伝えることは大切にしてください。

クラスや名前もしっかり伝えることを忘れずに電話をするようにしましょう。

 

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