子どもの学校のPTA役員のお願いはママたちの心配ごとの一つ。
「時間も手間もかかるし、めんどくさい」
っといったことが本音なのではないでしょうか。
それでも毎年度やってくるのがPTA役員選出。
特に小学校でいうと5年生あたりの保護者のみなさん、ですかね。
自分なりに精一杯お願いしたけど、なかなか首を縦に振ってくれず決まらない場合、
もうどうしたらいいのか…
と落ち込んでしまいますよね。
そこで今回はPTA役員の重たい仕事を軽減させるためにお願いの仕方やコツなどについて調査しましたので早速見ていきましょう！
PTA役員のお願いの仕方のコツや注意点
まずは相手に対して警戒心を持たせないようにすることが大切です。
言い回し一つで、相手の心境が0％だったものから少し上がる可能性があります。
慎重にお願いするためにもお願いの仕方やコツ、注意点などを以下にまとめました！
ここでしっかりポイントを押さえて、パパッと片づけてしまいましょう♪
お願いするタイミングを見計らう
専業主婦さんや家での仕事なら、日中に電話してみると繋がる可能性があります。
電話をして繋がらない場合、 留守電やショートメールなどを利用して要件を述べ、再度連絡する旨を伝えておくといいでしょう。
夜は8時頃、遅くとも９時までならあまり迷惑は掛かりにくいのではないでしょうか。
謙虚な態度でお願いする
理由や目的を伝える前に「お願いします」や「～してください」といった言い回しでお願いしてしまうと、命令口調で上から目線と受けとられる恐れがあります。
一見、丁寧なので、使ってしまいがちな表現ですが、まずはお伺いを立てるフレーズを使うようにするとやわらかな印象を与えます。
「～していただけますか」「～していただければ幸いです」「～していただけませんでしょうか」など、相手の状況に配慮しているといった態度がいいのではないでしょうか。
頼む理由を明確にする
PTAの役員を頼む際、その理由をしっかり伝えなければなりません。
なぜあなたにお願いしたいのか、
など目的や何を期待しているのかなどを伝え、自分の立場や目標についても説明を付け加えて状況を話すといいとでしょう。
断られたら相手の状況に理解を示す
引き受けてくれると思っていたのに断られてしまったという場合でも、感情的になるということはあまりいい印象を与えません。
そのような対応をしてしまうと、今後の役員決めの際にも嫌な印象が残ってしまい、悪い影響を与えてしまうかもしれないでしょう。
状況が変わったときや、たとえ役員にはなってもらえなかったとしても、「なにかできることがあれば…」と力になってくれる可能性もありますので、丁寧で温かみのある対応をしておくようにしましょう。
相手の要望をヒアリングする
相手の要望や意見をヒアリングすることによって、ただ会話を進めるだけではなく、「同調してくれた」と思ってもらうことによって親近感を与えることができます。
相手の言ったことを不自然にならない程度にヒアリングすることで、「自分の考えと似ている」「共感できる」といった感情を持たせることができます。
俗にいう、ミラーリング効果ってやつです！
要望にあった役職があれば提案する
状況などによって「この役職なら！」と考えてくれる人もいるかと思います。
引き受けてもらえるだけでも有難いですし、役職等についてはPTAの役員が決まってからの話になるので、参考程度に聞いておくと役職を決める際にスムーズになるのではないでしょうか。
自分がやった役員の感想を伝える
学校での生活などで不安に思っていることやお友達関係、勉強の進み具合など、心配になったことを相談した際にお子様の状況を把握しやすいといったメリット等を話してみるのはいかがでしょうか。
いくら先生が生徒を平等に見てくれていたとしても、PTAの役員になられた保護者の生徒は無意識に目をかけてしまうものでしょう。
自分の子どもの心配していたことのエピソードなどを話しつつ、PTA役員をやっていたから、いろんな先生がよく見ててくれたおかげで解決できた！
と自分の経験などをもとに話題にあげてみてください。
マイナス面ばかりが目立ってしまうPTAですが、利点もあるのでそこを拾って猛アピールしてみてください！
返事は急がなくてOK！依頼の回答を後日をもらうのもあり
下の子がいるママなどは、身内の協力も必要になってしまう場合もありますので、家族会議が必要な場合もあるでしょう。
1年間役員を引き受けるからには、早めに判断をしてもらうよりかは、自分にできるかどうかをちゃんと考えられる時間を用意してあげてください。
その際、何日までになどと日時指定などをしておくとお互いに余裕ができるのではないかと思います。
PTA役員をお願いする電話のかけ方
まずはどのような件で電話をかけたかを説明し、「少しお時間いただいてもよろしいでしょうか。」など、電話をかけた際の相手の都合を聞きましょう。
電話をするときにはトーンや話し方に気を配るようにし、落ち着いた環境で話すようにしましょう。
また要件を述べる際、「もし、よろしければ」「お忙しいところ恐れ入りますが」などといったクッション言葉を使うことによってより丁寧で優しい印象を与えることができます。
例：いつもお世話になっております。○○学校の○○でございます。実は～様にご相談があるのですが、今お時間はよろしいでしょうか？
メールやラインで依頼する場合の文例は？
挨拶も兼ねて、余談を加えながら話すと柔らかい印象を与えることができます。
「こんにちは。〇年〇組の○○の母の○○です。
いつも○○君にはうちの○○が仲良くさせてもらっているそうで遊んでくれてありがとうございます。」
現状の困っている状況を報告する。
「○○さんもご存じかと思いますが、来年度のPTAの委員がまだ決まっていないんです。」
理由を述べながらお願いをする。
「実は何人かの方から○○さんを推す声があって、先生も○○さんでしたら、お人柄からも安心してお任せができるから、ぜひお願いしたいとお話しがありました。」
集まりのだいたいのペースや時間などが分かれば書いておく。
「委員会が行われるのは、月に一回の毎月〇日だけです。
時間は〇時から〇時の〇時間です。」
相手のサポートも考えていてのお願いであることを伝え丁寧にお誘いする。
「○○さんのご都合などもありますし、他の保護者でもサポートさせていただくので、ぜひお引き受けいただけないでしょうか？」
というようなことを踏まえておくとよいでしょう。
PTA役員が決まらない場合の説得方法
普段筆者の地域などでは、どうしても決まらない場合は最終手段として「くじ引き」になります。
これが一番公平なのではないかと思います。
話し合いで決めたり立候補してくれる人がいることが一番気持ちの良い決まり方ですが、みなさんにも事情がありますししょうがないですよね。
あとは、一回はPTAの役員を引き受けたことのある人は免除するなどのルールを決めておけば、人数を絞ることができるでしょう。
無理のない範囲で依頼するのが大前提
ひとり親だったり、介護をしなければならないといったご家庭もあり、さまざまなご事情があるでしょう。
そのようなことも加味しながらお互い様精神で、慎重に選出していく必要があります。
人間関係を崩すほどの説得や勧誘はしない
もともとは子どものための会合ですので、PTAの役員を無理に押し付けてしまった結果、子どものお友達関係にまでヒビが入ってしまったなどといったことなどもあり得ます。
そんなことになってしまったら本末転倒です。
なかなか決まらない場合はPTA役員の特権をフルに活用して先生に相談してみましょう！
PTA役員のお願いの仕方のまとめ
今回はママさんたちの頭を悩ませてしまうPTAの役員決めのお願いの仕方やコツなどについてまとめてみました。
もし断られてしまったとしても、相手にも都合があると思いますので、相手が不快なってしまうような無理な勧誘はできる限りやめ、今後のためにも「次は引き受けよう！」と思ってもらえるような、丁寧なお願いができるとお互いに気持ちよく学校生活が送れますよ！
残り少しのPTA役員のお仕事もめげずに頑張ってください！
