PTA推薦委員(指名委員)の電話のかけ方マニュアル・例文や注意点も!

PTA推薦委員(指名委員)の電話のかけ方マニュアル・例文や注意点も! 生活

PTAに関して今ではその存在意義さえ問われる時代となってきました。

自分から「やります!」と手を挙げる人も少ないですよね。

でも誰かがやらなければいけないのです。

その誰かを推薦・指名するという、できればやりたくない委員がPTA推薦委員(指名委員)ですよね。

「今年度の役員さんに継続してもえるかな・・・」

「どうやってお願いすればいいの?」

「電話が苦手なのに・・・」

「電話代はまさか自己負担?」

実際PTA推薦委委員(指名委員)になってしまった人は、こんな不安でいっぱいになってしまいます。

マニュアルの一つでもあればいいのですが、なかなかマニュアルまで作成しているPTAはありません。

今回は、PTA推薦委員(指名委員)の方が委員のお願いをするときの電話のかけ方を中心にご紹介していきます。

電話をかけるときのコツや注意点、留守電の場合やつながらなかった時の対処法などもご紹介しますので、ぜひ最後まで読んでください。

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PTA推薦委員(指名委員)の電話をかける時の例文

PTA推薦委員(指名委員)の方が、来年度の役員をお願いしたい方に依頼する場合、どういった話し方をすればいいのでしょうか?

マニュアル通りに話せれば誰にでもできるのですが、マニュアルがないからこそ難しいのです。

電話だからこそマニュアルがあると便利なんですけどね・・・

役員をお願いするにあたって、

  • 来年度も継続の依頼
  • 委員(事務局)の依頼
  • 会長の依頼

この3つの依頼を電話でする場合、どんなふうにお願いすればいいのかを例文を交えながらご紹介していきますね。

マニュアル作りの参考にしていただければと思います。

来年度も継続の依頼

経験もあり、PTAや学校内の事情もある程度把握してくれているので、継続の依頼の電話をすることはよくありますよね。

ただ最近は・・・

「1年だけというお約束で」

と前置きしてptaの役員や委員を引き受けている方も少なくありません。

1度はやるけど、以降は絶対にやらないということなのです。

そういう人もいますが、まずは新たな人にPTAの推薦委員(指名委員)をお願いするよりも、経験のある人に継続の依頼をするのが一般的ですよ。

この場合の依頼の電話の仕方の例文を見てみましょう。

「〇〇さん、今年度はPTAでいろいろお手伝いいただきありがとうございました。

先生方も〇〇さんにお願いして本当によかったとおっしゃっています。

先日来年度のptaの役員や委員決めがあったのですが、その場で数人のPTAの保護者の方と先生方から、〇〇さんにお願いしたいという声がありました。

お仕事もされていらっしゃるので、お時間をつくっていただくのは大変なことは私も働いているのでよく分かります。

来年度からはPTAのお仕事の簡素化も進めていきたいと思っているので、一人でも多くptaを経験された方にお手伝いいただきたいんです。

□□さんも継続していただけるというお返事をいただきました。

お忙しいとは思いますが、どうかお引き受けいただけませんでしょうか。

少し検討していただいて、良いお返事をお待ちしています。」

少し長くなりましたが、とにかく経験のある方に手伝って欲しいというのを強調するのはおすすめです。

経験のある方に初めてPTAの役員や委員をされる方たちに、いろいろ指導していただきたい、というのもいいですね。

委員(事務局)の依頼

PTAの推薦委員(指名委員)が、今までPTAのお仕事に参加されたことがない方に委員(事務局)の依頼の電話をするというケースです。

ptaのお仕事をしたことがない方というのは、いろんな事情がある方が多いですよね。

中には、やはりママさん同士の集まりに抵抗を感じているという理由であえて避けて通る方もいます。

そういう方たちにお願いする電話ですので、相手の事情を理解しているということを伝えながら依頼することが大切です。

では例文を御覧ください。

「佐藤 学君のお母さんですか?

6年1組の山本優子の母です。

突然お電話して驚かせてすみません。

今、私はPTAの推薦委員(指名委員)をしておりまして、来年度の委員(事務局)のお願いでお電話させていただきました。

実は先日委員会がありまして、その席で大半の委員は決定したのですが、〇〇委員だけどうしても決まらなかったんです。

お二人でやっていただくお仕事になっていまして、一人は学君と同じクラスで佐藤さんもよくご存知の中野さんなんですよ。

中野さんもぜひ佐藤さんとやりたいとおっしゃってるんです。

佐藤さんもお仕事されていてお忙しいことは十分理解しています。

お仕事や用事などがあれば、委員会を欠席していただいても大丈夫です。

月に1度ですが、必ずしも出席しなければいけないということはありません。

先生方も佐藤さんにお願いしたいとおっしゃっておりますので、一度ご検討いただけないでしょうか。」

委員(事務局)によっては、2人1組というものもあります。

そういう点は「一人じゃありませんから」というのを強調するといいですね。

会長の依頼

PTA推薦委員(指名委員)が会長の依頼を電話で行うこともあります。

会長の依頼となると、ちょっと緊張しますよね。

なにせ、PTAのトップですから・・・

学校にもよりますが、私の子供が通っている学校では、昔から父親がやるという感じになっていますよ。

頼まなくても、副会長をやるとその流れで自然に会長になれるという仕組みができあがっているような風潮があります。

それだとラクですよね。

でも全ての学校がそういうわけにはいきません。

会長の依頼の電話はどうすればいいのでしょうか?

例文をご紹介します。

「笹本さん、いつもptaのお仕事にご協力いただきありがとうございます。

先日委員決めがあったのですが、来年度の会長がまだ決まっておりません。

当初は山中さんにお願いする予定だったのですが、来年度はお仕事の都合でどうしてもできないということなんです。

学校の先生方とも相談したのですが、笹本さんに来年度の会長をお願いできないかということになりお電話させていただきました。

笹本さんは副会長も経験されているのでご存じだと思いますが、会長となると普通の委員とは全くお仕事が違ってきます。

ですが、笹本さんが副会長をされていた時のことを知っている先生方や今年度の会長からも「笹本さんなら大丈夫!」とおっしゃってるんです。

来年度の副会長は田中さんで、書記は中村さんに決定しました。

田中さんも中村さんもしっかり笹本さんをサポートしますので、なんとかお引き受けいただけないでしょうか。

私も微力ながらお力になれればと思っております。」

というふうにお願いして、お返事を聞いてみてください。

会長に推薦される方というのは、それまでにもPTAで委員や役員などの経験がある方がほとんどです。

依頼をして決定までスムーズに進むことが多いですが、良いお返事が聞けるまで粘ってみてくださいね。

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PTA推薦委員(指名委員)の電話をかける時のコツやポイント

PTA推薦委員(指名委員)になると、ptaの仕事を手伝ってもらうために電話をするというシーンも出てきます。

電話をかける時のコツやポイントをご紹介しますね。

緊張しない

電話だと相手が見えないので緊張するのは分かります。

でも自分が緊張していると、相手にそれが分かってしまうんです。

電話をする前に大きく深呼吸をして、リラックスしてください。

相手も普通の人だといいイメージを持った状態で電話をかけましょう。

内容を書き出しておく

PTA推薦委員(指名委員)が電話をかける際は、かける前に必ず話すべきことを書き出しておくようにしてくださいね。

どういう流れで依頼の話にもっていくのか

相手の状況を理解できているか

など、話す内容を書き出しながら整理してください。

何も用意しないまま電話をしてしまうと、いい返事をもらえる可能性が低くなってしまいます。

流れでOKしてもらえるだろうという考えは持たないようにしましょう。

事前に練習をする

依頼の電話をかけるまでに、書き出したメモをみながら話す練習をすることをおすすめします。

メモを作れば大丈夫な人もいますが、やはり面と向かって話すのと電話では違いますよね。

特に電話で話すのが苦手なら、なおさら事前に話す練習をしておいてください。

以上の3つの点をおさえて、事前準備をしっかりとしてから電話をするのがおすすめですよ。

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PTA推薦委員(指名委員)の電話をする際の注意点

PTA推薦委員(指名委員)が電話をする際には、いくつかの注意点があります。

注意点①電話をかける時間に注意

PTAの推薦委員(指名委員)が電話をする際は、かける時間に注意が必要です。

全ての保護者がいつでも自宅にいるわけではありません。

働いている方も多いですよね。

自宅で仕事をしている人もいます。

常識的に考えて夜21時以降はNGです。

また早朝もダメですね。

夕方の夕食の準備やお風呂の時間帯などもよくありません。

日中であれば、午前10時~午後4時頃がいいのではないでしょうか。

お仕事されているお宅では電話に出てくれないところが多いはずです。

そういう場合は、20時~21時頃がねらい目ですね。

注意②挨拶と自分の名前をいう

電話をかけるときの基本的なマナーです。

大人であればわかっていることですが、いがいと緊張するとぬけてしまうことがあります。

事前に話す内容を書き出す際に、最初の挨拶と自分の名前を言うということも書いておいてください。

注意③できるだけ手短に話す

親は忙しいです。

朝も昼も夜も、時間帯毎にやることがたくさんありますよね。

だからこそ、できるだけ用件を手短に話すようにしてください。

だらだらと関係のない世間話などをしださないよう注意してくださいね。

注意④切る前にも挨拶をする

電話を切る前には、

「忙しい時間帯に失礼しました」

「ありがとうございました」

「今後も宜しくお願いします」

というような挨拶で締めくくるようにしてください。

注意⑤電話番号を入手した経緯を明確にしておく

電話番号は個人情報です。

学校にもよりけりですが、たとえPTAであっても、勝手に個人のお宅の電話番号を他の保護者に教えるということは良しとされません。

学校全体でそういう取り決めや各家庭の許可を得ているならいいのです。

電話をして番号をどうやって知ったのかを聞かれた際に答えられるようにしておきましょう。

PTA推薦委員(指名委員)の方の電話の話し方が、PTAに対するイメージになることもあります。

電話を切る時も、きちんとマナーとしてしめの挨拶は忘れないでくださいね。

以上のようなことに注意しながら、相手に不快な思いをさせないようにしてください。

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PTA推薦委員(指名委員)の電話をして留守電だったらどうする?

PTA推薦委員(指名委員)がptaのお仕事の依頼の電話をした時、留守電である場合もあります。

最近は知らない番号には出ない人が多いですよね。

また、PTAの役員決めの時期に学校や他のママさんからの電話には出ないという人もいます。

自宅の電話は常に留守電

という私のような人もいるんです。

そもそも電話をするという習慣が薄れてきているので、留守電である可能性は高いと思っておきましょう。

電話をして留守電になるとちょっとどうしようか迷いませんか?

メッセージを残せばいいのか、何も言わずに切るのか・・・

思わず何もせずに切ってしまう人が多いのではないでしょうか。

でもそれもちょっと失礼ですよね。

できるだけ、誰からの電話であるのかということは、メッセージに残しておく方がいいですよ。

留守電だった場合どうすべきか、次の章で対処法をいくつかご紹介していきます。

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電話がつながらない時の対処法

 

ptaの推薦委員(指名委員)が保護者に電話をしてつながらない場合の対処法としては、

  • ショートメールを送る
  • 手紙を出してみる
  • 直接訪問する

の3つの方法があります。

実際どのようにすればいいのか、一つずつ詳しくご紹介しますので、今後の参考になさってください。

ショートメールを送ってみる

電話をして留守電だったら、ショートメールを送ってみましょう。

これはスマホの番号を知っていることが前提となります。

ショートメールなので文字数も限られています。

「PTAの〇〇です。

お伝えしたいことがありますので、またお電話させていただきます。」

程度にメッセージを残しておくといいでしょう。

手紙を出してみる

何度かけても留守電で連絡が取れない場合は、手紙を出してみてください。

文面は、最初の方でご紹介した例文を参考にしていただければいいと思います。

手紙はPTAからということで、先生の方からお子さんを通してお子さんに渡すのが一番無難です。

その際は、回答をいつまでに欲しいのかも記載しておくのがいいですよ。

直接訪問する

留守電ばかりでなかなかつかまらないなら、直接訪問するという方法もあります。

誰からの電話であっても留守電対応にしているお宅もありますからね。

直接自宅に訪問してお話をしてみましょう。

お家を訪問する際は、日中や夜は19時ごろまでにしておくのが無難です。

あまり夜遅い時間での訪問は非常識なので注意しましょう。

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PTA推薦委員(指名委員)の電話代はどうなるの?

PTA推薦委員(指名委員)として何人かのお宅に電話をするのはいいのですが、その際に発生する電話代が気になりますよね。

ちょっとしたことですが、自分で出すのもなんか違う気がしませんか?

PTA推薦委員(指名委員)の電話代はどうなるのか調べたところ、各学校のPTAによっても違いがありますが、

  • 全額自己負担
  • 学校から支給
  • 学校の電話でかける
  • ライン無料通話を利用する

という4つがありました。

それぞれ詳しくご紹介しますね。

全額自己負担

pta推薦委員(指名委員)の電話代は、全額自己負担になるところがあります。

ちょっとこれは信じられませんが、実際そういうところもあるのです。

こういう場合は、もうあきらめて自腹を切り、全額自己負担にするほかありません。

ただ、これがわかっているなら、事前にスマホなら料金プランを見直しておいて、少しでも抑えられるようにしておくことをおすすめします。

学校から支給してもらえる(一部・全部)

学校によっては、電話代を一部負担してくれたり、全額負担となるところもありますよ。

全部なら助かりますが、一部というのは結局は自己負担する部分が出てくるということになります。

ptaはボランティアのようなものですが、まさか自腹を切ってボランティアする羽目になるなんておかしな話ですよね。

「学校負担有」となっていたら、全額なのか一部なのかは事前に確認しておく方がいいですよ。

学校の電話でかける

ptaの電話は、全て学校の電話を使用しているというところもあります。

私の子供の学校も、以前はそうだったようです。

電話代の自己負担はありませんが、電話をかけるために学校まで行かなくてはいけません。

この場合、電話代は学校負担ということになります。

よくよく考えれば、ptaにはちゃんと予算が設定されているはずなのに、学校負担になるのもちょっと不思議ですね。

ラインなどの無料通話を使う

今はほとんどの保護者がスマホを利用してラインで連絡を取り合っています。

ラインでは「無料通話」ができるので、これを上手に利用して電話代がかからないようにしているところもありますよ。

ただ、中にはラインそのものをやっていないという人もいます。

その場合は、あきらめて普通の電話で連絡を取るしかないですね。

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PTA推薦委員(指名委員)の電話のかけ方マニュアル・例文や注意点のまとめ

PTA推薦委員(指名委員)の電話のかけ方の例文や注意点、留守電の際の対処法などをご紹介しました。

PTA推薦委員(指名委員)の電話のかけ方マニュアルを用意しているところは少ないです。

今回ご紹介した例文などをマニュアルのようにして使ってください。

電話をかける際のポイントと注意点は・・・

ポイント注意点
緊張しない電話をかける時間に注意する
話す内容を書き出しておく挨拶や自分の名前を言う
事前に話す練習をする手短に話す
切る前にも挨拶をする
電話番号を入手した方法を明確にしておく

になります。

留守電でなかなか話せない場合は、ショートメールや手紙を使って連絡をしたり、直接訪問するという方法がありますよ。

pta推薦委員(指名委員)が電話をする電話代は、学校やPTAによって違いがあります。

推薦委員(指名委員)を引き受ける前に、その点は確認しておいた方がいいですね。

PTA推薦委員(指名委員)は、かなり精神的に辛いお仕事だと思います。

選ばれた方、大変だと思いますが頑張ってくださいね。

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